Organiser un projet à distance ou sur site.

Le métier de Chef de projet événementiel est une profession polyvalente qui consiste à planifier, organiser et coordonner des événements de toutes sortes, des petits rassemblements aux grandes manifestations. Ces événements peuvent inclure des conférences, des expositions, des concerts, des festivals, des mariages, des lancements de produits, des célébrations corporatives, et bien plus encore. Le rôle du Chef de projet événementiel est crucial pour assurer le succès et la fluidité de chaque événement, en veillant à ce que les objectifs du client soient atteints tout en respectant les contraintes de budget et de calendrier.

Positionner l’entreprise - ou entreprise cliente - dans son environnement économique, social, technique, environnemental et juridique

Mener une analyse concurrentielle en identifiant les acteurs du marché (concurrents, partenaires et clients, directs et indirects)

Identifier les besoins et les priorités évènementielles de l’organisation ou entreprise cliente, en collaboration avec la direction

Participer à la construction de la stratégie évènementielle de l’entreprise - ou entreprise cliente

Déterminer des objectifs opérationnels et concevoir un évènement d’un point de vue technique et logistique

Établir la feuille de route de production de l’évènement en évaluant les moyens logistiques, techniques, humains et financiers à mobiliser

Définir et appliquer le cadre règlementaire de l’événement dans ses dimensions juridique, sécuritaire et environnementale

Présenter et défendre le plan de production évènementielle ainsi que le planning et le budget associés

Etablir les devis, élaborer les conventions et contractualiser les opérations de production évènementielle

Élaborer un tableau de bord et des outils de suivi de production évènementielle

Assurer la sélection et le pilotage opérationnel des équipes

Animer, former et motiver les équipes opérationnelles

Piloter, superviser et coordonner le déploiement par les équipes opérationnelles des actions de communication et de production évènementielle

Evaluer la performance des équipes opérationnelles

Piloter et gérer le process de mesure des performances des évènements et de la satisfaction client

Mesurer les retombées quantitatives et qualitatives d’un événement par rapport aux objectifs définis

Participer à la définition et à l’amélioration de production évènementielle

Etudier les tendances économiques, les normes règlementaires et les politiques du marché afin de faire évoluer le positionnement de l’entreprise sur son marché en analysant l’ensemble des informations recueillies dans le cadre de la réalisation d’une matrice marketing BCG (Matrice notamment utilisée en stratégie d'entreprise afin de représenter un portefeuille d'activité selon la croissance du marché ciblé et la part de marché relative de l'entreprise).

Analyser les données et les informations recueillies (analyse interne de l’entreprise) afin de pouvoir étudier les forces et les faiblesses de l’entreprise (de sa structure, de son organisation, de ses produits, de ses outils, de ses forces commerciales…etc.) en réalisant la première partie d’une matrice SWOT (Matrice combinant l'étude des forces et des faiblesses d'une option avec celle des opportunités et des menaces de son environnement afin d'aider à la prise de décision entre plusieurs solutions marketing et/ou commerciales possibles).

Identifier les risques et les opportunités sur le marché (analyse externe de l’entreprise), afin de pouvoir étudier les opportunités et les menaces du marché de l’entreprise (de son environnement juridique, environnemental, de sa concurrence, des innovations du marché…etc.) en réalisant la seconde partie d’une matrice SWOT (Matrice combinant l'étude des forces et des faiblesses d'une option avec celle des opportunités et des menaces de son environnement afin d'aider à la prise de décision entre plusieurs solutions communication et/ou marketing possibles).

Concevoir des protocoles et dispositifs en matière de résolution de problèmes et de prise de décision pour pouvoir adapter les stratégies de l'entreprise en prenant en compte les résultats des matrices marketing réalisées afin d’adapter le positionnement de l’entreprise en fonction de l'environnement changeant.

Identifier les acteurs du marché de l’entreprise en réalisant une étude concurrentielle – ou mapping concurrentiel – via des outils online et marketing afin d’identifier la concurrence directe et indirecte afin de pouvoir étudier leurs forces et leurs faiblesses.

Dresser le profil complet des entreprises concurrentes et/ou évènements concurrents en analysant l’ensemble des informations recueillies afin d’établir l’attrait du marché et le positionnement concurrentiel de l’entreprise dans le cadre de la réalisation d’une matrice marketing McKinsey (Matrice permettant une analyse de chaque domaine d'activité stratégique à partir de deux dimensions : l'attrait du marché et le positionnement concurrentiel)

Réaliser un Benchmark en évaluant et comparant les produits et/ou services de l’entreprise à ceux de ses partenaires et concurrent en s’appuyant sur des données métriques (études qualitatives, quantitatives, chiffres de ventes… Etc.) afin de faire ressortir les meilleures méthodes pour s'assurer un avantage concurrentiel dans le but de positionner l’entreprise de façon unique auprès de ses clients et prospects.

Analyser la demande de l’entreprise – ou entreprise cliente – (en collaboration avec la direction et/ou la direction de la communication) en relevant ses attentes stratégiques afin de valoriser la compétitivité de l’entreprise pour mettre en avant les forces et les faiblesses tant d’un point de vue structurel, humain que financier.

Analyser l’ensemble des données collectées et étudiées (concurrence directe, constituée de l'ensemble des entreprises proposant un produit ou service similaire à l’entreprise et concurrence indirecte, constituée des entreprises proposant un produit ou service différent, mais répondant au même besoin que celui auquel l’entreprise cherche à répondre) en rédigeant un diagnostic stratégique complet qui permettra de définir une stratégie évènementielle.

Déterminer (en collaboration avec la direction et/ou la direction de la communication) le problème de communication et de stratégie évènementielle en étudiant les enjeux émergeants du diagnostic effectué afin de pouvoir organiser et prioriser les attentes de l’entreprise en termes d’évènements.

Rédiger (en collaboration avec la direction et/ou la direction de la communication) la problématique de l’entreprise afin de faire ressortir le plan de production et de déterminer les éléments structurels de la stratégie évènementielle et de sa communication (Les objectifs [en précisant les objectifs prioritaires et secondaires], les cibles [âge, sexe, CSP, localisation, langue, habitudes… - en précisant le cœur de cible et les cibles secondaires], le positionnement de l’entreprise).

Déterminer (en collaboration avec la direction et/ou la direction de la communication ) les outils de communication en adéquation avec l’axe stratégique déterminé en identifiant les supports médias (Télévision, Presse, Affichage…) qui répondent au positionnement et aux objectifs et en identifiant les outils de communication hors -média (Relations presse, partenariats, évènementiel…) et de marketing opérationnel (marketing direct, plaquette, street marketing…) en adéquation avec l’axe stratégique évènementiel déterminé afin d’atteindre les objectifs.

Vérifier que l’ensemble des décisions de la stratégie des moyens de communication afin de rester en conformité avec la législation en vigueur (notamment RSE), l’éthique et la déontologie de l’entreprise.

Formuler des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis tout en établissant une hiérarchie en fonction de leur importance et de leur impact potentiel afin que les objectifs opérationnels de la stratégie évènementielle soient alignés sur les objectifs généraux de l'entreprise ou de l'organisation.

Évaluer les ressources (financières, humaines, technologiques, etc.) nécessaires pour atteindre chaque objectif afin de déterminer la faisabilité tout en choisissant les indicateurs de performance clés en définissant les KPI afin de mesurer les résultats à venir de chaque objectif.

Définir les publics cibles en identifiant avec précision les groupes de personnes visés afin que chaque public cible puisse faire l’objet d’une approche différente.

Concevoir et scénographier des événements originaux en proposant une expérience visuelle, sensorielle et émotionnelle impactante afin de répondre aux objectifs de visibilité/notoriété/crédibilité en lien avec la stratégie adoptée.

Établir une feuille de route de production en identifiant les étapes clés de l’événement à mettre en place afin de planifier et organiser toutes les étapes et les aspects logistiques de l'événement.

Déterminer tous les éléments nécessaires à la réalisation de l’événement en intégrant les détails de la feuille de route de production afin de pouvoir estimer, les délais, les ressources requises et les coûts nécessaires à la bonne réalisation de l’évènement.

Identifier et présenter les contraintes techniques en montrant la bonne connaissance des règlementations afin de sécuriser les clients, les équipes et le matériel de l’évènement.

Segmenter et organiser les activités en fonction des contraintes techniques, temporelles et législatives afin d’ordonnancer les tâches, d’optimiser l’allocation des ressources et de développer un plan d’actions à entreprendre.

Intégrer les évolutions technologiques en digitalisant tout ou parti de l’événement afin de le rendre connecté, interactif et de faire participer des personnes présentes ou non présentes.

Rédiger un dossier récapitulatif de l’ensemble des éléments techniques et administratifs, permettant aux prestataires et collaborateurs d’avoir un document de référence.

Cadrer juridiquement l’événement en complétant les différents dossiers administratifs et règlementaires afin d’obtenir les autorisations nécessaires à l’organisation d’un événement, d’établir les déclarations auprès des différentes institutions, d’enregistrer les licences propres à la réalisation de l’évènement et de respecter la protection des données (RGPD).

Définir un plan de sureté et de sécurité de l’événement en prenant en compte son contexte (temporel, géographique, etc.) et les différents acteurs de l’événement afin d’appliquer le cadre règlementaire imposé.

Intégrer l’événement et toutes les parties prenantes aux pratiques visant à respecter les principes du développement durable afin de rester en conformité avec la législation en vigueur (notamment RSE), l’éthique et la déontologie de l’entreprise.

Définir le plan d’action de la démarche RSE dans le cadre de l’événement en estimant son impact environnement afin de valider un process et une politique RSE adaptée.

Organiser tous les aspects techniques, logistiques et opérationnels de l'événement en statuant sur les éléments contractuels afin de valider le plan de production évènementielle.

Constituer le dossier illustré à présenter au client/entreprise/direction en détaillant la ou les préconisations évènementielles avec l’ensemble du protocole associé afin que le client/l’entreprise/la direction puisse effectuer son choix en ayant une vue d’ensemble de la/des propositions.

Evaluer les coûts et la rentabilité du plan de production évènementielle en déterminant le coût prévisionnel pour l’ensemble des aspects techniques, logistiques et opérationnels de l'événement, en calculant le coût de revient (coût direct et indirect) et le seuil de rentabilité afin d’établir le budget global détaillé nécessaire pour réaliser l’évènement.

Constituer les postes de recettes en fonction du type d’événement en se basant sur le(s) budget(s) alloué(s) afin d’optimiser la gestion du budget global.

Identifier les fournisseurs nécessaires pour répondre aux besoins de l'événement (tels que la sonorisation, l'éclairage, la restauration, la location de matériel, etc.) en envoyant une demande de devis détaillée à chaque fournisseur potentiel et en spécifiant clairement les services ou les équipements requis afin de les sélectionner sur la base de critères objectifs.

Définir les obligations contractuelles des prestataires extérieurs pour chacune des phases du projet en collaborant avec un service juridique (interne ou externe) afin de garantir la clarté des termes, la conformité juridique et la protection de toutes les parties impliquées.

Concevoir les dossiers de partenariats (mécénat, sponsoring, parrainage) en identifiant clairement les besoins financiers et les objectifs attendus afin de pouvoir solliciter et convaincre les partenaires potentiels de s'associer à l’événement.

Etablir un planning prévisionnel complet (rétroplanning, planning, médiaplanning…) de l’évènement en utilisant les techniques appropriées (Réseau Pert et diagramme de Gantt) et en réalisant un découpage précis de l’ensemble des tâches à accomplir afin d’organiser et structurer la mise en place des actions.

Organiser la préparation de l’évènement en réalisant des réunions préparatoires avec l’équipe de production et les principaux responsables afin de s’assurer que tous sont prêts à respecter le plan de production évènementiel et son planning.

Communiquer avec les différents services prenant part au projet (agence, entreprise, associations, institution, etc.) en les sensibilisant chacun sur les priorités pour valider le cahier des charges et fédérer les équipes autour de la planification établie afin de garantir le bon déroulement de l'événement.

Déterminer les indicateurs de performance clés (KPI) à utiliser pour évaluer le succès de l’évènement en les alignant sur les objectifs de la stratégie et en déterminant la fréquence de collecte des données afin de mettre en place un suivi des résultats cohérent et adapté aux objectifs et aux enjeux de l’entreprise.

Concevoir un tableau de bord centralisé en utilisant des graphiques, des tableaux pour rendre les informations compréhensibles et en l’adaptant aux besoins spécifiques des équipes afin de comprendre facilement les données de suivi, de suivre les performances en temps réel et d'identifier rapidement les problèmes potentiels.

Analyser les données du tableau de bord en identifiant les tendances, les points d'amélioration et en apportant des ajustements en cours de route, si cela est possible, afin d’améliorer les résultats et de pouvoir optimiser l’évènement.

Construire et suivre des tableaux de bord de pilotage qui permettent un suivi budgétaire de l’événement pour le/la chef de projet et qui donnent une information pertinente sur l’obtention des résultats attendus, la maîtrise des calendriers et la consommation des ressources.

Attribuer les tâches à chaque équipe ainsi qu’à ses membres, en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité, en établissant un plan détaillé afin d’assurer la mise en œuvre des actions évènementielles.

Planifier les activités d’événementiel en donnant des directives claires aux équipes opérationnelles et en fournissant un feedback constructif afin de les encourager à atteindre leurs objectifs.

Établir des objectifs clairs pour les équipes opérationnelles en alignant les activités sur les stratégies établies afin d’améliorer la performance des équipes.

Travailler en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles en communiquant régulièrement avec les équipes et en échangeant sur les progrès, les opportunités et les défis rencontrés afin de s'assurer que les activités sont bien coordonnées et optimisées.

Résoudre les problèmes qui peuvent survenir pendant le déploiement des actions évènementielles en déterminant les causes et en proposant des solutions pour maintenir le calendrier du plan d’action.

Construire un environnement d'équipe solidaire, en encourageant la collaboration, la communication ouverte et la résolution de conflits constructifs afin d’encourager les membres des différentes équipes à atteindre leurs objectifs et à dépasser les attentes.

Maintenir un environnement de travail motivant en reconnaissant les réalisations afin d’encourager les équipes à explorer de nouvelles opportunités.

Évaluer les besoins spécifiques des personnes en situation de handicap en adaptant les environnements de travail, les équipements et les outils afin de leur permettre de s'intégrer au mieux dans leur milieu de travail.

Sensibiliser les équipes à l'importance de l'intégration des personnes en situation de handicap dans l'entreprise en mettant en place des formations couvrant les lois et les politiques en vigueur en matière de handicap, ainsi que les moyens d'intégration des personnes en situation de handicap dans l’entreprise.

Encourager une culture d'inclusion en faisant en sorte que la diversité soit traitée dans le cadre d’une communication ouverte afin d’échanger sur l'intégration et trouver des solutions équitables et respectueuses pour dépasser d’éventuels obstacles.

Sélectionner les programmes de formation pertinents en veillant à ce qu'ils soient adaptés à aux besoins et à leur évolution des équipes en fonction des objectifs afin de développer des compétences clés que l'équipe doit acquérir pour atteindre les objectifs.

Coordonner le déploiement par les équipes opérationnelles de production événementielle en réalisant une planification détaillée de toutes les actions et en tenant compte des échéances et des responsabilités de chaque équipe afin que les différentes actions s'intègrent dans le calendrier global.

Communiquer les objectifs en détaillant les attentes et les rôles de chaque équipe impliquée dans la réalisation des actions de communication et en attribuant les ressources nécessaires à chaque équipe (que ce soit en termes de personnel, d'équipement, de budget, etc.) afin de superviser la mise en place de la stratégie dans les meilleures conditions.

Identifier les risques liés à chaque action en élaborant des plans de contingence afin de faire face à d'éventuels problèmes et d’être prêt à intervenir rapidement pour résoudre les problèmes ou les conflits qui pourraient surgir pendant la mise en œuvre.

Piloter la réalisation des actions de production événementielle en faisant preuve de leadership afin de garantir que toutes les parties travaillent ensemble de manière à atteindre les objectifs.

Définir les critères de performance en choisissant les indicateurs clés afin de pouvoir mesurer le rendement des équipes opérationnelles.

Mettre en place un système de suivi pour chaque action en permettant aux équipes de signaler régulièrement leur avancement et en utilisant des outils de reporting afin de pouvoir étudier l’avancement et ses retours en temps réel.

Collecter les données sur les activités et les résultats de l'équipe opérationnelle à l'aide d'outils tels que les systèmes de suivi des performances ou les rapports de gestion afin de pouvoir évaluer la performance des équipes en matière de mise en œuvre des actions.

Effectuer une analyse détaillée des données de performance en déterminant les forces et les faiblesses de l'équipe opérationnelle et en comparant les résultats avec les objectifs de performance définis afin de concevoir des plans d'actions pour améliorer les performances de l'équipe opérationnelle.

Identifier des outils de mesure à mettre en place en sélectionnant les outils quantitatifs et qualitatifs afin de contrôler les résultats pendant et après la réalisation des actions évènementielles et de leur communication.

Définir les indicateurs de performance clés (KPI) pertinents pour l'entreprise (tels que les taux de conversion, la satisfaction client, la fidélité, le taux de désabonnement, etc.) et les méthodes de collecte (telles que des enquêtes, des entretiens, des analyses de données, etc.) afin de pouvoir rassemble toutes les données sur les performances commerciales et la satisfaction client de l’entreprise.

Piloter la mise en œuvre du process de mesure de performances en coordonnant les méthodes de collecte et en utilisant les KPI afin d’évaluer les impacts des plans d'actions commerciales et de satisfaction client.

Analyser les éléments collectés en utilisant des outils analytiques (tableaux de bords, graphiques etc.) pour déterminer les tendances et les points forts et faibles de chaque campagne dans le but de mieux comprendre les comportements d'achat des clients.

Comparer les données collectées avec les objectifs et les KPI définis en établissant l'efficacité de chaque campagne et la satisfaction client afin d’identifier les améliorations nécessaires.

Réaliser des études qualitatives et quantitatives en identifiant les indicateurs clés afin d’obtenir une compréhension plus approfondie des tendances et des comportements du marché en lien direct avec l’entreprise.

Mesurer les retombées quantitatives en analysant des éléments tels que le nombre de participants, les revenus générés, les ventes réalisées, les clics sur les liens promotionnels, etc. afin d’évaluer si les objectifs ont été atteints.

Mesurer les retombées qualitatives en évaluant des aspects tels que la satisfaction des participants, la notoriété de la marque, les relations établies, les commentaires positifs, etc. afin d’établir si les objectifs ont été atteints.

Réaliser des enquêtes et des sondages en établissant des questionnaires à administrer (en direct ou online) afin de recueillir les opinions et les impressions des participants.

Utiliser les données d'audience, les mentions et les interactions online en suivant les données de fréquentions de l’événement et les data afin d’évaluer la portée et l'engagement du public cible avant, pendant et après l'événement.

Rédiger un rapport détaillé des retombées quantitatives et qualitatives de l'événement, en incluant des graphiques, des tableaux et des commentaires afin de présenter les résultats et une évaluation complète de la performance des actions mises en place au client.

Réaliser et présenter un bilan en structurant les résultats des actions dans un rapport pour le transmettre aux parties prenantes appropriées (telles que les équipes de direction, les équipes de marketing, les équipes de développement produit, etc.) afin de pouvoir décider des actions pour améliorer les stratégies à venir.

Développer des propositions pour améliorer les stratégies en prenant en compte les objectifs commerciaux, les tendances du marché et les comportements des clients afin de continuellement évaluer et améliorer les stratégies en fonction des tendances du marché et des comportements des clients pour s'assurer de la croissance durable de l'entreprise.

Travailler en étroite collaboration avec les équipes internes, telles que les équipes marketing et commerciales, pour aligner les stratégies sur les objectifs de l'entreprise. Mettre en œuvre les initiatives d'amélioration de la stratégie commerciale et marketing client et surveiller les résultats pour évaluer leur efficacité.

Justifier d'une certification professionnelle de niveau 5 dans les domaines de la communication et de l’événementiel ou du marketing

Professionnels ayant une expérience ou travaillant, dans les domaines de la communication, de la production événementielle ou du marketing

Agence d’événementiel

Agence de communication

Agence de publicité

Société de services

Tout type d'entreprise (poste intégré au service de communication), toute activité confondue

Chargé de projet événementiel

Chef de projet / de mission évènementielle

Chargé / responsable de production / de coordination événementielle

Chargé de communication événementielle

Chargé de projet événementiel / Event planner

Chargé de projet culturel

Organisateur / concepteur d’événements

Organisateur d’événements sport / e-sport

Wedding planner

Chargé de développement commercial événementiel / Event sales